Apakah melarang situs jejaring sosial di tempat kerja merupakan ide yang baik? Atau apakah seharusnya perusahaan mengubah sudut pandang mereka?”
Jaringan sosial?
Bukankah itu perlu kita cegah? Mengapa kita harus menghadapi resiko dengan sesuatu yang memberikan nilai tambah sangat sedikit, bahkan mungkin menjadi ancaman bagi perusahaan? Apakah argument tersebut terdengar tidak asing lagi?
Jaringan sosial berkembang pesat sebagai salah satu cara utama
berkomunikasi. Seiring dengan masuknya generasi baru ke dunia kerja,
perusahaan-perusahaan mengalami dilema”
mengunci situs jaringan
sosial dan berurusan dengan pegawai yang tidak puas, atau memberikan
akses yang tidak terbatas dan mengalami kekurangan produktivitas“.
Namun,
masalahnya bukan hitam dan putih. Sebagai
media komunikasi, mungkin ada manfaat yang bisa diambil dari jaringan
sosial untuk mengembangkan hubungan kerja. Perusahaan perlu beradaptasi
dan mengembangkan strategi dan kebijakan yang mempertimbangkan resiko
dan manfaat. Itulah tujuan kita kali ini, melihat resiko dan manfaat.
Memang memberi akses tidak terbatas ke situs jaringan sosial bisa
membebani pengeluaran perusahaan, tapi perlu dipertimbangkan bahwa
banyak perusahaan yang mendapatkan manfaat dari situs jaringan sosial.
Resiko jaringan sosial di tempat kerja
Mengapa situs jaringan sosial bisa menjadi beban? Berikut adalah beberapa penjelasan yang paling masuk akal dan bisa diterima.
Berkurangnya produktivitas
Berkurangnya produktivitas adalah alasan yang paling umum dilontarkan
pihak manajemen untuk memblokir akses ke situs jaringan sosial. Seperti
yang pernah diberitakan
BBC News,
Dewan Kota Portsmounth di Inggris melarang akses Facebook,Twitter dan
sejenisnya, setelah menemukan bahwa sejumlah pegawai menghabiskan hampir
400 jam sebulan di Facebook. Ini menunjukan bahwa gaji terbuang, dan
membuat wajib pajak marah.
Demi alasan keamanan nasional, Korps Marinir AS juga membuat
keputusan yang sama sehubungan dengan Facebook. Dari beberapa pegawai
yang diwawancarai N
ucleus R
eserch, ditemukan bahwa dari 77 persen pegawai yang memiliki
account
Facebook, 61 persen mengunjunginya selagi ditempat kerja selama
rata-rata 15 menit per hari, yang mengakibatkan kurang nya produktivitas
1,47 persen dari seluruh populasi pegawai.
Meskipun kita tidak bisa memastikan apakah kelompok studi ini
benar-benar representatif, karena hanya berisi 237 pegawai, fakta
menunjukan bahwa orang dapat dengan mudah tergoda oleh jaringan sosial
dan membuang banyak waktu kerja. Studi yang dilakukan Nucleus Research
juga menemukan bahwa satu dari 33 pegawai membuat profil Facebook mereka
ditempat kerja, dan 87 persen mengatakan bahwa pada dasarnya mereka
membuka Facebook yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Ironis
memang.
Malware, pencurian identitas dan kebocoran data
Situs jaringan sosial bisa menjadi “
kendaraan” pengirim
malware dan
spyware yang diam-diam ditanamkan
cybercriminal.
Program-program berbahaya ini dapat menyebar keseluruh jaringan
internal perusahaan. Dengan menghancurkan atau menonaktifkan sisitem dan
data yang dibutuhkan pegawai untuk melakukan pekerjaan mereka, melware
dapat memberi dampak yang luar biasa terhadap produktifitas, disamping “
membuang-buang waktu” bagian TI.
Malware dan spyware juga dapat membombardir jaringan intenal. Dengan
spam, serangan
phising, dan mencuri nama
user dan
password. Selain itu,waktu yang dibutuhkan bagian TI untuk melawan malwere dan serangan spywere bisa sangat mahal.
Membahayakan rahasia perusahaan
Para
cybercriminal seringkali
tidak perlu spywere canggih untuk mendapatkan informasi rahasia
perusahaan. Para pengguna jaringan sosial yang naïf seringkali lebih
terbuka tentang informasi peribadi atau rahasia disitus jaringan sosial.
Meskipun pengguna facebook dapat membatasi halaman mereka kesejumlah
“teman-teman” saja, banyak pengguna yang membuka profil mereka ke public
dan berteman dengan orang yang tidak dikenal, termasuk “kolega” tidak
dikenal yang mengaku bagian dari perusahaan yang sama (terutama
diperusahaan yang besar, dimana kita tidak bisa mengenal semuanya).
Pembicaraan dengan “kolega” yang tidak dikenal ini bisa mengarah pada rahasia perusahaan. Nucleus Research mengambil contoh perawat rumah sakit yang berbagi informasi pasien dengan perawat shift
berikutnya melalui Facebook. Jika ada teman-teman Facebook lain dari
perawat tersebut yang bukan pegawai rumah sakit, rumah sakit bisa
dinyatakan melanggar peraturan HIPAA. Hal serupa bisa
terjadi pada pengacara yang melanggar kerahasiaan klien dengan cara yang
sama. Selain itu, jika pengacara memberikan nasehat hukum keteman-teman
Facebook, mereka secara tidak sadar telah berada dalam status pengacara
atau klien.
Nucleus juga mencatat adanya trend di kalangan user yang menggunakan
facebook sebagai platform e-mail alternatif. Meskipun banyak perusaah
memonitor Facebook, pengguna dapat menghindari control e-mail
perusahaan, dan secara sengaja atau tidak sengaja melanggar kebijakan
perusahaan.
Konsumsi bandwidth
Video,
media streaming lainnya dan
download YouTube,
MySpace, dan
Flicker
dapat mengkonsumsi sejumlah besar bandwidth ketika pegawai sibuk
men-download video misalnya, aplikasi bisnis penting bisa menjadi sangat
lambat. Jika perusahaan tidak membatasi akses ke situs-situs tersebut,
mereka akan mengalami penurunan produktivitas atau menambah investasi
dengan memperbesar bandwidth.
Manfaat jaringan sosial di tempat kerja
Dari beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya, anda mungkin
bertanya-tanya mengapa ada manajemen yang mengizinkan pegawainya untuk
mengakses situs jaringan sosial di tempat kerja.
Mengapa tidak menggunakan tool web filtering untuk memblokir situs sepenuhnya?
Namun, manajemen harus berfikir dua kali jika hendak melarang jaringan
sosial secara mutlak. Pada tingkat tertentu dan jika digunakan secara
tepat, jaringan sosial dapat menguntungkan perusahaan, dan pengguna tool
web filtering dapat membantu perusahaan dapat mengambil keuntungan
tersebut dan mengurangi resikonya.
Bisa dikatakan bahwa sebagian besar eksekutif senior sekarang ini “
Generasi Milenium” generasi sekarang tumbuh tidak hanya di Internet, tapi juga teknologi
mobile seperti SMS,
chatting, bloging, media sharing, dan sekarang jaringan sosial.
Meskipun banyak eksekutif senior secara bertahap menguasai
bentuk-bentuk baru komunikasi, tapi dorongan tersebut tidak datang
secara alami sehingga mereka tidak sepenuhnya mengerti betapa ini sangat
berakar dalam angkatan kerja muda. Namun sebagai generasi muda yang
tumbuh tua, mereka akan mengambil alih bisnis global, menjadi eksekutif
perusahaan dan mereka akan membawa kebiasaan mereka bersamanya.
Jadi, memberi larangan keras sama saja dengan memotong cara
komunikasi yang mengakar kuat pada gaya hidup orang muda. Larangan
tersebut bisa menyebabkan frustasi dan kebencian dari pegawai muda, dan
juga mungkin menjauhkan mereka dari tempat dimana mereka dapat melakukan
pekerjaan dengan baik. Calon pegawai yang mempunyai keahlian akan
mempertimbangkan larangan tersebut pada saat memilih pekerjaan.
Survei yang pernah dilakukan
Diacon melaporkan bahwa 16
persen responden mengatakan kebijakan Internet perusahaan akan
mempengaruhi keputusan mereka untuk bergabung dengan perusahaan
tersebut, dan persentase ini akan meningkat seiring dengan banyak nya
orang muda yang membanjiri lapangan kerja. Jika manajemen ingin menarik
individu tebaik, mereka harus di perhatikan. Manajemen juga harus ingat
bahwa dengan memblokir situs jaringan sosial favorit,mereka mungkin akan
meminta pegawai yang punya keahlian untuk memberitahu cara mengakali
larangan tersebut.
Beberapa penelitian menunjukkan bahwa pengguna situs jaringan sosial secara tepat dapat meningkatkan produktivitas. Dynamic Market pernah melakukan survei di Eropa terhadap 2.000 orang, dan 65
persen menyatakan bahwa jaringan sosial di tempat kerja membuat mereka
lebih produktif, dan 45 persen mengatakan telah memicu kreativitas. Ini
karena diskusi di jaringan sosial memungkinkan pegawai untuk melakukan brainstorming
dengan rekanan perusahaan dan teman-teman, dan proses ini mendorong
pendekatan-pendekatan inovatif terhadap masalah-masalah yang tampak
sulit. Jaringan sosial memungkinkan pegawai untuk meningktakan
pengetahuan dengan berhubungan dengan orang yang ahli, dan mempunyai
minat yang sama.
Selain itu, jaringan sosial membantu pegawai tetap berhubungan dengan
teman-teman sekolah dan kampus yang kini memiliki karier di berbagai
industri, yang dapat menjadi mitra berharga atau pelanggan. Jaringan
sosial juga menyediakan akses ke orang dan peluang yang sangat sulit
dijangkau. Dengan lebih dari 300 juta pengguna aktif Facebook, dan
meningkatnya jumlah anggota situs berorientasi bisnis seperti LinkedIn,
menjadikan jaringan sosial suatu peluang untuk membuat dan menjaga
koneksi.
Studi yang dilakukan
Massachusetts Insitute of Technology menemukan bahwa pekerja dengan jaringan terbesar tujuh persen lebih produktif disbanding mereka dengan teman Facebook atau
Twitter
yang lebih sedikit. Jaringan sosial dapat menjadi sumber informasi yang
luar biasa tentang pelanggan, pegawai, calon pegawai, pesaing, kondisi
industri anda saat ini, dan apa yang dikatakan orang tentang perusahaan
anda.
Jaringan sosial perusahaan, blog dan lain-lain juga bisa menjadi alat
pemasaran yang sangat beharga. Situs jaringan sosial perusahaan
memungkinkan bagian penjualan dan pemasaran untuk terlibat lebih intim,
dan berdialog secara interaktif dengan pelanggan. Komunikasi dua arah
ini tidak mungkin dilakukan jika perusahaan hanya mengandalkan situs web
biasa dan iklan.
Sebuah penelitian di Australia menunjukan bahwa jaringan yang
non-bisnis juga dapat meningkatkan produktivitas, karena istirahat sesat
memungkinkan pegawai untuk me “reset” konsentrasi mereka. Jika
perusahaan dapat mengelola isu-isu lain terkait dengan jaringan sosial,
kebocoran data, kerahasiaan, malwere, bandwidth, mengapa tidak
mengizinkan pegawai untuk beristirahat dengan yang paling mereka
nikmati, yang memang sering kali itu Facebook, Twitter,
MySpace dan lain-lain? Penting adanya semangat dalam perusahaan.
Selain itu, orang-orang yang menghabiskan waktu di situs tersebut
mungkin akan mencari cara lain untuk menghabiskan waktu jika situs
tersebut dilarang. Menghabiskan waktu sudah dimulai sejak belum adanya
Facebook. Meskipun jika pegawai memang menghabiskan waktu, apabedanya
mereka memenuhi atau melampaui target, atau jika mereka melakukan
pekerjaannya dengan baik? Kinerjalah yang penting, dan memiliki pengaruh
terbesar terhadap pendapatan perusahaan.
Langkah strategis manajemen
Sebuah kebijakan perusahaan yang efektif akan mencakup setidaknya
tiga komponen utama yaitu sosialisasi pegawai yang berkelanjutan, aturan
dan sanksi, dan menggunakan
web filtering.
Sosialisasi
Setiap pegawai yang mengirim e-mail, SMS,
Instant massage
atau mengaksese situs Internet manapun, tidak hanya situs jaringan
sosial, harus mengetahui bahwa Malwere, virus, pencurian identitas,
kebocoran data, dan terungkapnya rahasia perusahaan. Untuk itu, perlu
adanya sosialisasi bagi para pegawai, dan sosialisasi ini juga menjadi
bagian dari orientasi pegawai baru. Karena jaringan sosial sangat
popular, dan menjadi tempat kerja kedua bagi banyak pegawai. Perlu
adanya perhatian khusus terhadap informasi perusahaan yang terekspos di
situs tersebut. Jika memang relevan, perlu adanya konseling tentang
kerahasiaan dan perlindungan hukum.
Aturan dan sanksi
Perusahaan harus menyatakan dengan jelas informasi yang dapat
dipublikasikan pada situs jaringan sosial, apa yang rahasia, apa yang
dapat dikatakan mengenai perusahaan, situs mana yang dapat dikunjungi
pegawai, dan kapan mereka dapat melakukannya (misalnya saat makan siang
atau waktu istirahat lainnya). Kebijakan bisa berupa pengecualian untuk
personal tertentu, seperti staf
marketing, yang mungkin pelu
mengakses situs jaringan sosial lebih sering karena alas an kerja, tapi
pengecualian ini harus demi kepentingan perusahaan.
Membatasi jaringan sosial pada waktu tertentu dan bagian tertentu,
secara otomatis mengenai masalah bandwidth dengan mengurangi waktu yang
dihabiskan dan jumlah orang yang mengakses situs. Namun, yang sama
pentingnya dengan kebijakan itu sendiri adalah komitmen manajemen untuk
menegakkan kebijakan. Pada kasus ekstrem, terkadang hal ini bisa berarti
pemutusan hubungan kerja, terutama jika pekerjaan telah diperingatkan
sebelumnya, melanggar hukum di Internet, atau melalui jalan belakang.
Jika pegawai tidak diberi sanksi ketika melanggar, mereka tidak akan
menganggap kebijakan secara serius.
Web filtering
Terakhir, perusahaan harus berinvestasi pada sistem web filtering
yang akan membantu penerapan aturan seefektif mungkin, serta melindungi
jaringan internal dari malwere. Dengan menggabungkan sosialisasi,
aturan, sanksi, dan web filtering, perusahaan dapat menggambil
keuntungan dari jaringan sosial sekaligus melindungi diri dari
menurunnya produktivitas, malwere, pencurian identitas, kebocoran data,
dan terungkapnya rahasia perusahaan. Pegawai menjadi lebih senang, lebih
produktif dan efektif, dan orang muda berbakat lebih bersedia
bergabung. Ini adalah solusi
win-win bagi manajemen maupun pegawai.
Tips Untuk Mencegah Pencurian Account Facebook Di Kantor
Mungkin
diantaranya bagi para pengguna jaringan ini selalu menyepelekan
beberapa hal yang sebenarnya sangatlah penting. Tapi tidak ada salahnya
mencoba dan meng-antisipasi segala kecurangan yang ada dengan tehnik
ini.
Untuk anda pengguna facebook silahkan ikuti beberapa langkah-langkah berikut :
- Login ke dalam account facebook anda.
- Kemudian masuklah pada menu Account lalu pilih Account Settings.
- Pada isi menu Account Settings.
- Di bagian Setting klik Account Security > Change (lihat gambar).
- Lihatlah tulisan Secure Browsing (https).
- Lalu centanglah pada bagian Browse Facebook on a secure connection (https) whenever possible kemudian klik Save (lihat gambar).
Alternatif lainnya adalah dengan menerapkan metode
mobile pada account facebook kita. Sehingga apabila terdapat pergantian password yang tidak kita inginkan maka
notificationsnya akan terkirim melalui sms kedalam ponsel kita. Alternatif ini juga memungkinkan kita melakukan
forgot password melalui ponsel, selanjutnya password baru akan terkirim melalui
sms kedalam ponsel kita.
